Saper sfruttare in modo intelligente il data flow aiuta a comprendere come i dati scorrono attraverso i diversi reparti, supportando il miglioramento delle performance aziendali
Avere a disposizione un diagramma di flusso dei dati ti consentirà di migliorare l’utilizzo e la gestione dei dati stessi, ottimizzando ogni attività. Parliamo del Data Flow Diagram (DFD), in grado di supportare l’orientamento all’interno del complesso mondo costituito da processi e continui cambiamenti che ogni organizzazione aziendale vive. Questi diagrammi vengono utilizzati per rappresentare graficamente ed in modo esplicito l’intero flusso dei dati generati all’interno del sistema informativo aziendale.
Ma quali sono i vantaggi concreti di cui un’azienda può beneficiare in caso di adozione di un Data Flow Diagram? Tutto parte dalla visualizzazione del percorso che i dati seguono da un determinato punto a un altro, migliorare la comprensione di input e degli output, capire come i dati vengano spostati tra i vari archivi, trasformati, seguire e tracciare la loro evoluzione.
Nel dettaglio, scopriremo in che modo i Data Flow Diagram possano risultare necessari per tutte quelle imprese che intendono migliorare la propria efficienza operativa, ottimizzare i processi e garantire la qualità delle informazioni, in particolar modo se vogliono crescere.
La storia del data flow
Il concetto di data flow ha cominciato a guadagnare popolarità verso la fine degli anni ‘70. La sua diffusione è dovuta principalmente al libro “Structured design”, scritto a quattro mani da due veri e propri pionieri del mondo dell’informatica: gli statunitensi Ed Yourdon e Larry Constantine.
Basandosi su modelli di calcolo introdotti da altri due “geni” del settore, David Martin e Gerald Estrin, Yourdon e Constantine portarono in voga il concetto di progettazione strutturata nell’ingegneria del software e diffusero, così, il modello Data Flow Diagram (DFD).
Con il passare degli anni il DFD divenne ancora più popolare in ambito e cominciò ad essere applicato per l’analisi dei vari processi. La popolarità del modello è strettamente legato anche ad altri due concetti collegati ad esso: l’Object Oriented Analysis and Design (OOAD), proposto da Yourdon e Peter Coad per analizzare e progettare applicazioni o sistemi e lo Structured Systems Analysis and Design Method (SSADM), un metodo a cascata per l’analisi e la progettazione dei sistemi informativi.
Infine, altri tre esperti del calibro di Tom DeMarco, Chris Gane e Trish Sarson contribuirono in maniera decisiva alla diffusione del DFD, lavorando fianco a fianco per definire i simboli e le notazioni utilizzati nei Data Flow Diagram..
Le caratteristiche fondamentali di un Data Flow Diagram
Il Data Flow Diagram è uno strumento di rappresentazione visuale fondamentale per comunicare in maniera chiara con utenti, personale addetto ai lavori, responsabili, manager e non solo.
Grazie a questo strumento si potrà avere una panoramica completa (o quanto meno esaustiva) di diverse chiave, ad esempio: quali dati vengono elaborati? Da chi? In che modo vengono trasformati? Quali risultati si ottengono?
Nella “mappa” andranno evidenziati gli elementi principali di ogni DFD, fondamentali per avere un quadro completo della situazione. Ogni elemento ha una sua rappresentazione grafica ben definita, in maniera tale che possa semplificare sia la lettura che la comprensione del diagramma per stakeholder tecnici e non tecnici, facilitando la comunicazione tra diverse figure all’interno dell’azienda.
Ogni DFD, rigorosamente rappresentato graficamente, possiede alcune caratteristiche che ne garantiscono l’efficienza:
- Gerarchia
Il sistema viene presentato in modo gerarchico. Un diagramma di livello 0 offre una panoramica generale, mentre i diagrammi di livello 1 o successivi scendono nei dettagli di ogni processo - Modularità
C’è la possibilità di dividere il sistema in moduli e processi più piccoli, facilitando l’analisi e rendendo il lavoro più pratico e ordinato - Semplicità
I dettagli non necessari vengono nascosti, concentrandosi esclusivamente sul flusso dei dati e sui processi chiave - La già citata facilità di comprensione
Lo scopo principale di un Data Flow Diagram è rappresentare visivamente il flusso dei dati, evidenziando il loro percorso tra “entità” interne, esterne, luoghi di archiviazione e non solo. Solitamente, questo flusso viene rappresentato nei diagrammi con delle frecce che indicano la loro direzione.
I simboli utilizzati nel DFD
I vari esperti che hanno contribuito allo sviluppo del concetto di data flow hanno creato tre sistemi di simboli da utilizzare all’interno dei diagrammi: lo Yourdon e Coad, lo Yourdon e DeMarco e il Gane e Sarson.
Tra le principali differenze che diversificano questi sistemi ci sono i simboli che vengono utilizzati per rappresentare i processi: con lo Yourdon-Coad e lo Yourdon-DeMarco vengono utilizzati dei cerchi, mentre se si opta per il Gane e Sarson è necessario fare affidamento alle losanghe, ovvero a dei rettangoli con angoli arrotondati.
Per garantire l’efficacia del Data Flow Diagram è necessario mantenere chiarezza e, soprattutto, coerenza nell’utilizzo di simboli e forme, assicurando la massima facilità nella comprensione e comunicazione.
Attraverso qualsiasi metodo venga realizzato, i simboli non rappresenteranno altro che le quattro componenti principali di un diagramma di flusso dei dati:
- Terminator (sistema esterno), che invia o riceve dati: non sono altro che le fonti delle informazioni che entrano oppure escono dal sistema e di solito vengono rappresentate ai margini del diagramma
- Qualsiasi processo che modifica i dati producendo, così, un output. Un processo può fare ciò eseguendo calcoli e utilizzando regole per ordinare i dati o cambiare la direzione del flusso. Iniziano nell’angolo in alto a sinistra del DFD e terminano nell’angolo in basso a destra del diagramma
- Data warehouse che memorizzano informazioni per un uso futuro, come un archivio di documenti in attesa di essere elaborati
- Data flow o meglio il percorso che l’informazione del sistema segue dalle entità esterne, attraverso i processi e i depositi di dati. Con frecce ed etichette concise, il DFD mostra chiaramente la direzione del flusso dei dati
Comprendere il data flow, i processi e le interazioni con le entità esterne è fondamentale per migliorare la gestione dei sistemi informativi e per garantire che le operazioni aziendali siano eseguite in modo efficiente.
I diversi livelli di DFD
A seconda delle necessità i Data Flow Diagram possono variare in termini di rappresentazione: si può passare da grafici semplici e più generali a schemi complessi ed estremamente dettagliati, spesso addirittura suddivisi su più livelli.
La loro versatilità li rende uno strumento prezioso non solo per gli analisti tecnici, ma anche per stakeholder non tecnici, che possono così ottenere una comprensione visiva di come un sistema o processo funziona, senza doversi immergere in dettagli esageratamente approfonditi.
I diagrammi incentrati sul data flow partono dal livello 0, che rappresenta una panoramica globale del sistema o del processo, per poi scendere progressivamente in livelli successivi, che offrono una descrizione sempre più dettagliata delle varie parti del sistema.
Livello 0 – Diagramma del contesto
Conosciuto anche come diagramma del contesto, i diagrammi di livello 0 rappresentano la forma più semplice e intuitiva di DFD. Sono progettati per offrire una panoramica che sia chiara e facilmente comprensibile del flusso di informazioni attraverso un sistema.
Questa tipologia di diagramma fornisce una visione d’insieme che chiunque, anche chi non ha una conoscenza tecnica approfondita, è in grado di comprendere.
In poche parole, all’interno di un diagramma di livello 0 viene mostrato come le informazioni entrano nel sistema e come escono, senza descrivere come vengono elaborate all’interno.
Livello 1 – Scomposizione del processo
Rispetto al livello 0, nel diagramma di livello 1 si scende più in profondità: il processo principale rappresentato nel diagramma del contesto viene suddiviso in alcuni sottoprocessi.
Ogni sottoprocesso rappresenta un’operazione più specifica e dettagliata che il sistema deve compiere per trasformare i dati in output.
Pur non essendo ancora eccessivamente complesso se paragonato ai livelli successivi, il diagramma di livello 1 offre una maggiore comprensione di come il sistema funziona internamente, mostrando il flusso di dati tra i vari sottoprocessi.
Livello 2 – Approfondimenti dettagliati
Scendendo al livello 2 è necessario portare l’analisi di un sistema a un livello di dettaglio ancora maggiore rispetto al livello 1.
In questo caso, i sottoprocessi del livello 1 vengono ulteriormente suddivisi in altri sottoprocessi granulari. Questo tipo di diagramma è utile quando è necessario comprendere esattamente come ogni fase del processo funziona e come i dati vengono gestiti e trasformati durante ogni singolo passaggio.
Ogni sottoprocesso può essere rappresentato in modo dettagliato, illustrando il flusso di dati specifico e le interazioni tra i vari componenti del sistema per fornire un quadro molto più approfondito rispetto ai livelli precedenti.
Livello 3 – Complessità estrema
I diagrammi di livello 3 e quelli di livello superiore sono abbastanza rari da vedere, poiché comportano una complessità notevole e un’enorme quantità di dettagli.
In questi livelli, i singoli sottoprocessi del livello 2 vengono ulteriormente suddivisi, ma questo livello di dettaglio può risultare controproducente, poiché rischia di compromettere la chiarezza e la comprensione generale del sistema. L’obiettivo principale di un DFD è infatti semplificare la comprensione del sistema e dei suoi flussi di dati; con diagrammi troppo complessi, questo scopo potrebbe essere perso.
Nel caso di un diagramma di livello 3 o superiore, ogni fase del processo potrebbe essere descritta con precisione estrema, mostrando anche le singole operazioni minori che compongono i sottoprocessi del livello 2.
Differenze tra Data Flow Diagram fisici e logici
I diagrammi che si focalizzano sull’analisi del data flow possono essere divisi in due categorie ben distinte: i DFD fisici e i DFD logici.
Il Data Flow Diagram logico si concentra sul funzionamento delle attività aziendali, senza preoccuparsi di come il sistema verrà costruito. Questo tipo di diagramma si focalizza su aspetti come la raccolta dei dati, la loro trasformazione in informazioni e la successiva generazione di report, tralasciando dettagli tecnici. Questo tipo di diagramma descrive cosa avviene, quali eventi si verificano e quali dati sono necessari per ciascun evento.
Il Data Flow Diagram fisico mostra come il sistema verrà implementato, includendo dettagli concreti come hardware, software, file, e le persone coinvolte. Questo tipo di diagramma è sviluppato per garantire che i processi descritti nel diagramma logico vengano implementati correttamente, affinché l’obiettivo dell’azienda venga raggiunto.
In poche parole, un diagramma logico descrive il “cosa” avviene in azienda, fornendo una visione astratta delle attività, mentre il diagramma fisico si concentra sul “come”, fornendo una visione concreta dell’implementazione.
Insieme, questi due tipi di analisi del data flow offrono una visione completa dello stato attuale del sistema e servono da base per modellare ed implementare il sistema futuro.
Come creare un Data Flow Diagram perfetto
Per creare un diagramma di flusso dei dati che risulti funzionale ed efficace, è importante seguire alcune regole di base.
Prima di iniziare, è fondamentale assicurarsi che ogni processo abbia almeno un input e un output, che ogni archivio di dati abbia un flusso in entrata e in uscita, e che i dati archiviati passino sempre attraverso un processo. Inoltre, tutti i processi nel DFD devono essere collegati a un altro processo o a un archivio dati.
Il consiglio di iniziare con una funzione o processo di piccole dimensioni per evitare che il diagramma diventi fin da subito troppo complesso.
Successivamente, dopo aver classificato i vari data warehouse, entità interne ed esterne, flussi di dati e processi, si può iniziare a disegnare il DFD di contesto (quello di livello 0), mappando tutte le varie connessioni e i flussi di base. È consigliabile verificare il lavoro già svolto prima di stilare diagrammi più complessi, assicurandosi che sia accurato e completo.
Dopo aver verificato la bontà dei diagrammi di livello 0 si può proseguire con dei “diagrammi-figlio” che andranno ad analizzare i singoli processi in maniera più dettagliata, espandendosi in diagrammi di livello 1.
Infine, è possibile ripetere questi passaggi per analizzare ulteriori processi o approfondire ulteriormente il sistema, creando diagrammi di livelli superiori (livello 2 e, se necessario, livello 3 e oltre) fino a ottenere una mappa completa del data flow.
Migliorare la con il Data Flow Diagram
Dopo aver analizzato nel dettaglio i Data Flow Diagram possiamo affermare, senza timore di smentita, che essi possano offrire dei vantaggi significativi per il miglioramento della produttività aziendale.
Essendo rappresentate visivamente, le informazioni sono più facili da comprendere rispetto, ad esempio, a dei complessi blocchi di testo. I concetti, anche quelli più tecnici e complicati, vengono spiegati in maniera chiara e accessibile a tutti: tutti i membri del team, in questo modo, possono comprendere al meglio il processo. Inoltre, il fatto che il tutto venga rappresentato graficamente, cattura maggiormente l’attenzione delle persone facilitando così sia la comprensione che, soprattutto, la memorizzazione delle informazioni.
I DFD assicurano che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda, affinché i membri del team possano lavorare e cooperare al meglio delle loro possibilità. Questi diagrammi permettono di ottenere una visione ottimale delle dinamiche aziendali, favorendo una gestione più fluida e priva di attriti.
Come se non bastasse, la chiarezza e l’accessibilità offerte dai Data Flow Diagram riducono il margine di errore e consentono al tuo team di comprendere meglio i sistemi e i processi. Ciò contribuirà a migliorare sia l’efficienza che la produttività del team. Inoltre, mappare i flussi di dati ti permetterà di identificare ciò che funziona e ciò che necessita di miglioramenti, consentendoti di ottimizzare sensibilmente le operazioni aziendali.
Questa capacità di comunicare efficacemente a vari livelli, aumentando nettamente la produttività di un’azienda, è uno dei motivi per cui i DFD sono rimasti così popolari nel corso degli anni.
I diagrammi di flusso dei dati possono essere utilizzati, dunque, sia per analizzare un sistema esistente che per modellarne uno nuovo. Sfruttali al meglio per portare benefici e vantaggi alla tua azienda.
